Eén van de belangrijkste kenmerken van projectmatig werken is de fasering van het project.
Een project kan 6 faseringen en hetzelfde aantal beslismomenten omvatten :
- De initiatiefase :
- Tijdens deze fase wordt het IDEE naar zijn inhoud onderzocht. De ideeën of voorstellen rond het project worden geconcretiseerd in een eerste globale resultaatomschrijving. Er wordt in deze fase onderzocht en vastgelegd wat wel en wat niet tot het project gaat behoren. Eén globaal projectresultaat wordt als vereiste gekozen. Deze fase wordt meestal gedaan door de gebruiker van de installatie.
- De definitiefase :
- In de definitiefase wordt een antwoord geformuleerd op de vraag WAT. Tijdens de fase wordt meestal begonnen met een grondige analyse van het probleem en/of van de doelen. Er wordt vastegelegd aan welke eisen het eindresultaat moet gaan voldoen. Tevens wordt een werkstructuur voor het project opgezet. In de loop van deze fase worden alternatieve eisen opzij geschoven. Eén concreet resultaat wordt als vereiste gekozen. Meestal hebben hier de eerste contacten plaats tussen eindgebruiker en engeneeringsdiensten en/of integratoren (installateurs) van het project. Het lastenboek wordt opgesteld.
- De ontwerpfase :
- In deze fase wordt een antwoord geformuleerd op de vraag HOE. Op basis van het lastenboek van vereisten dat in de vorige fase geformuleerd werden, worden er alternatieve oplossingen ontwikkeld ten einde de beste oplossing te kiezen op basis van de inhoudelijke realisatie. De oplossing wordt in deze fase ook verder uitgewerkt. Waar dat wenselijk is wordt een prototype of proefexemplaar gemaakt.
- De voorbereidingsfase :
- De sleutelvraag hierbij is HOE HET TE MAKEN. De realisatie wordt voorbereid. Werkwijzen en/of procedures worden tot in detail vastegelegd. De benodigde hulpmiddelen worden besteld, werkinstructies worden opgesteld e.d. Deze (vaak vergeten) fase heeft als doel de realisatie met 'een druk op de knop' vlekkeloos te kunnen laten plaatsvinden. Alternatieve methodes worden onderzocht maar niet weerhouden. Er wordt één enkele realisatiewijze gekozen.
- De realisatiefase :
- Tijdens deze fase is het echt te DOEN. Het projectresultaat wordt daadwerkelijk gerealiseerd (gemaakt, gebouwd, geschreven, geïnstalleerd, uitgevoerd e.d.). Er wordt gekozen voor één gebruikswijze.
- De nazorgfase :
- Hierbij gaat het om het INSTAND HOUDEN van het resultaat. Dit is eigenlijk de fase waar het allemaal om draait, hier wordt het resultaat beheert, gebruikt en onderhouden. De fasering is echter geen starre procedure. Ze kan op verschillende manieren worden uitgewerkt al naargelang de aard, de omvang en behoeften van het project. Elke fase vormt min of meer een afgerond geheel en eindigt met een concreet besluit. Op dit moment worden de dan geformuleerde voorstellen getoest aan de afspraken die eerder zijn gemaakt. Het concreet aantal fasen per project wordt bepaald door de specifieke aard van het project. Technische projecten laten zich bijvoorbeeld vaak anders faseren dan onderzoeksprojecten.